Management Summary EPIM/5 Migration

Mit EPIM/5 stellt Viamedici die neueste Generation seiner Master Data-/ Product Data Management Plattform zur Verfügung. Diese basiert auf moderner Cloud-Architektur, ist skalierbar, leistungsstark und bereit für KI-basierte Funktionen. Für alle Kunden mit gültigem Wartungsvertrag bieten wir einen strukturierten, sicheren und unterstützten Migrationspfad von EPIM 4 auf EPIM/5 an.

Ihre Vorteile mit EPIM/5

• KI-Integration auf allen Ebenen

  • Integrierte KI-Dienste für Content-Erstellung, Übersetzung, Validierung und Bildanalyse, Chatbot-Unterstützung zur Benutzerassistenz

  • AI Hub für nahtlose Integration von KI-Diensten Dritter

• Multi-Domain Management

  • Produkt-, Lieferanten-, Kunden- und Standortdaten zentral verwalten

  • Neue Data Onboarding-Funktion für nahtlosen Import mit Mapping-Oberfläche und regelbasierter Automatisierung

• Universelle API- & Headless-Unterstützung

  • Voll ausgestattete, leistungsstarke Endpunkte für Metadaten, Beziehungen, CRUD, Hierarchie- und Wörterbuchverwaltung. Unterstützt Automatisierung und externe Integration

• Enterprise-taugliche Sicherheit & Performance

  • Massendaten-Services: Hochleistungsmodule für Referenzerstellung, Attributzuordnungen, Produktbewegungen etc. – zur Reduktion von Backend- und UI-Last

  • PostgreSQL-Unterstützung

  • IAM Keycloak-Unterstützung

• Einheitliche Deployment-Strategie

  • Standardisiertes Setup für Cloud- und On-Premise-Betrieb zur Optimierung von Rollout, Wartung und Updates

Wählen Sie Ihre passende Option

• SaaS-Modell (Viamedici Cloud): Vollumfänglicher Service, Migration inklusive

• Virtual Appliance (on-premise oder Dritt-Cloud): Eigenbetrieb mit Architektur-Blueprint

Ihr Fahrplan zur Migration:

1. Auswahl der Betriebsoption

2. Projektplanung und Vorbereitung Ihrer IT

3. Technische Migration und Test

4. GoLive

Viamedici und unsere Partner begleiten Sie dabei mit definierten Rollen, Tools und einem bewährten Vorgehensmodell. Hand in Hand.

Ihre Wechsel- und Betriebsoptionen für EPIM/5

Wir bieten Ihnen zwei Wechsel- und Betriebsoptionen:

Migration auf EPIM/5 in der Viamedici Cloud (SaaS)

Sie wechseln auf die Plattform EPIM/5 in die Viamedici Cloud. Mit dem Umzug findet ein Wechsel von einem On-Premise hin zu einem SaaS (Software as a Service) Cloud-Computing-Model statt. Aktuell bieten wir Ihnen zwei aktive Unterstützungsangebot an.

• Aktion Anrechnung Bestandslizenzen: Aktuell erhalten alle EPIM 4 Bestandskunden eine Teilgutschrift der erworbenen Lizenzen (Basis ist der aktuelle Wartungsvertrag).

• Aktion Umzug in die Cloud: Die SaaS Migration in unsere Cloud ist im Angebot kostenfrei enthalten.

Der bis dahin bestehende Wartungsvertrag wird vollständig durch die SaaS-Vereinbarung ersetzt. Bereits gezahlte Wartungsverträge werden auf Monatsbasis vollständig rückerstattet (12/12 Regel). Stichtag Produktivsetzung SaaS-System. Die aktuell anfallende Jahresgebühr entfällt künftig vollständig, da sie bereits in der SaaS-Fee enthalten ist.

Migration auf EPIM/5 Subscription als Virtual Appliance

Sie wechseln auf die Plattform EPIM/5 und der Betrieb erfolgt weiterhin auf Basis Ihrer on-premise erworbenen Lizenzen. Sie sind verantwortlich für die Anfrage, Koordination und Bestellung der notwendigen Hardware. Viamedici stellt Ihnen einen Architektur-Blueprint als Basis für die Auslegung der Hardware zur Verfügung (siehe weiteren Verlauf des Dokuments). Bei dieser Option erhöht sich der von Viamedici bereitgestellte Service um für das EPIM/5 und die Weiterentwicklung notwendigen Services (z.B. Systemadministration EPIM inkl. Updates).

Der bis dahin bestehende Wartungsvertrag erhöht sich um die für den Betrieb zwingend notwenigen Komponenten und wird durch eine neue Vereinbarung ersetzt. Welche Komponenten Sie benötigen, ermitteln wir gemeinsam mit Ihnen und erstellen ein individuelles Angebot. Hinweise zu den Komponenten finden Sie in der folgenden Vergleichstabelle.

Zusätzlich besteht bei beiden Modellen und nach Freigabe die Möglichkeit auf PostgreSQL als objektrelationales Datenbankmanagementsystem zu wechseln (aktuell Microsoft SQL Server).

Achtung: EPIM 4 wird bis 31.12.2027 unterstützt. End of Service ist der 01.01.2028.

Willkommen zur Migration in die Viamedici Cloud

Als unser Kunde setzen Sie seit Jahren erfolgreich auf Viamedici EPIM – nun steht mit EPIM/5 die nächste Evolutionsstufe zur Verfügung - EPIM für die Cloud. In diesem Leitfaden finden Sie alle Informationen für eine reibungslose und zukunftssichere Migration.

Viamedici bietet die Migration auf Plattform EPIM/5 für alle Viamedici EPIM Module mit gültigem Wartungsvertrag an. Ausnahme sind die Module ECOM (IntelliShop) und ECAT (Semaino), da diese einen eigenen Release-Zyklus haben.

Warum sollten Sie EPIM/5 in der Viamedici Cloud (SaaS) nutzen?

Die Viamedici Cloud bietet eine moderne, leistungsfähige Plattform mit zahlreichen, für EPIM spezifischen Vorteilen:

Betriebssicherheit & Verfügbarkeit

• Hochverfügbare Infrastruktur mit 24/7-Monitoring

• Gehostet in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland (DSGVO-konform)

• Zertifizierungen SOC2, ISO 9001/ ISO/IEC 27001

Schnelle Skalierbarkeit

• Flexible Ressourcenbereitstellung (Storage, Compute)

• Dynamische Anpassung bei wachsendem Daten- und Nutzerbedarf

• In-Memory-Technologie, Auto-Scaling, Elastic Infrastructure

Automatisierte Updates & Upgrades

• Immer auf dem aktuellen Softwarestand – ohne Betriebsunterbrechung

• Neue Features und Sicherheitsupdates direkt verfügbar

Maximale Sicherheit

• Role-based Access Control & Keycloak IAM

• Verschlüsselung, Backup, Failover, Disaster Recovery inklusive

Performance & Effizienz

• Nutzung von Hochleistungsmodulen wie In-Memory-Engine oder Mass Data Services

• Minimierung von UI-/Backend-Last durch optimierte Datenverarbeitung

Entlastung Ihrer IT

• Kein Aufwand für Betrieb, Wartung oder Infrastruktur

• Konzentration auf die Fachprozesse statt Technik

Integriertes Ökosystem

• Nahtlose Integration von Drittanwendungen via Universal API & AI Hub

• Unterstützung von Headless-Szenarien und modernen Microservice-Architekturen

Generelles Vorgehen

Der Wechsel auf EPIM/5 erfordert eine detaillierte, abgestimmte Planung mit dem Kunden. Wir beschreiben das exemplarische Vorgehen, wenn der Kunde erstmalig in die Viamedici Cloud wechselt bzw. sich für Virtual Appliance (Dritt-Cloud oder on-premise) entscheidet. In diesem Case gehen wir davon aus, dass das bisherige Produktivsystem bis zum Ende der Migration parallel zur Verfügung steht.

Step 1 – Migration auf Linux und EPIM/5

In Step 1 soll das bisherige on-premise Produktivsystem bis zum Ende der Migration parallel zur Verfügung stehen. In der Migrationsphase sind keine Änderungen an Schnittstellen oder Datenstrukturen möglich. Bei der Planung versuchen wir eine doppelte Pflege der Daten grundsätzlich zu vermeiden. Wenn dies nicht möglich ist, liegt der Fokus darauf den Zeitraum kurz zu halten.

1. Migration auf EPIM/5 in der Viamedici Cloud (SaaS): Umzug EPIM 4 in die Cloud, danach Migration auf EPIM/5.

2. Migration auf EPIM/5 Subscription als Virtual Appliance:
   2.1. EPIM 4 Migration auf Linux und
   2.2. Migration auf EPIM/5 in der Cloudumgebung

3. Test/Anpassung Prozesse/Schnittstellen an Linux und EPIM/5

4. Test (Daten, Funktion, Prozesse,…)

5. Abnahme

6. Remigration EPIM-Datenbank

7. Funktionstest

8. GoLive EPIM/5 als Produktivumgebung

9. Aufsetzen Testumgebung incl. aller Prozesse als Staging

10. Abschaltung bisherige EPIM-Umgebung

Step 2 – Migration auf PostgreSQL

In Step 2 und im Laufe der weiteren Entwicklung von EPIM wird es die Möglichkeit geben von MS SQL Server auf PostgreSQL zu wechseln. Dazu werden alle Kunden rechtzeitig und gesondert informiert.

SOC2, ISO 9001 und ISO/IEC 27001 Zertifizierungen

Der Betrieb der Viamedici Cloudarchitektur ist durch den TÜV Rheinland 2025 erneut nach ISO 9001 und ISO/IEC 27001 zertifiziert (SoA Version 4 Datum 15.01.2025). Zusätzlich besteht eine Zertifizierung nach SOC2 Typ 2 durch die HKKG.

Vergleich EPIM/5 Betriebsoptionen

¹ Die rund um EPIM existierenden kundenspezifischen Implementierungen müssen grundsätzlich geprüft und ggf. an die neuen Gegebenheiten angepasst werden. Anpassungsaufwände bei Schnittstellen oder Prozessen müssen mit dem jeweiligen Partner abgestimmt werden.

Vollständiger Leitfaden (inklusive Hardware)

Warum EPIM/5?

EPIM/5 bietet moderne Technologien und verbesserte Performance, benötigt aufgrund der erweiterten Funktionalität etwa 20 - 30 % mehr Ressourcen als ihr aktuelles EPIM 4.

Erforderliche Hardware-Architektur

Mindestanforderungen für neue Server

Wichtig: Dies sind Mindestanforderungen - für produktive Umgebungen empfehlen wir höhere Spezifikationen. Bitte bedenken Sie auch, dass Komponenten die auf Basis der In-Memory-Engine laufen (z.B.  Data Store, DQI, etc.) einen zusätzlichen Bedarf haben. Wir helfen Ihnen gerne die richtige Konfiguration zu finden.

Zusätzliche Infrastruktur

• Windows Springboard-Server (mittelfristig erforderlich)

• Große SAMBA-Freigabe: Größe des aktuellen EPIMFS + 50 GB zusätzlich

• SQL Server: Bestehender Server wird weitergenutzt (mindestens SQL Server 2019)

• Zusätzliche Datenbank: Kopie der EPIM 4-DB als EPIM/5-DB

Migrationsstrategie - Minimale Ausfallzeiten

Phase 1: Paralleler Aufbau (EPIM 4 bleibt verfügbar)

• EPIM 4 funktioniert weiterhin vollständig

• Neue Hardware wird parallel aufgebaut

• EPIM/5 wird installiert und konfiguriert

• Einschränkung: Keine Änderungen an Schnittstellen/Prozessen

Phase 2: Finaler Umzug (max. 1 bis 3 Tage Ausfallzeit)

• Organisatorischer Wartungsstopp

• Finale Synchronisation der Daten

• Datenbankaktualisierung

• System-Freigabe

Hinweis: Bei sehr großen Datenmengen (>2 TB) kann Phase 2 länger dauern.

Vorbereitungs-Checkliste

IT-Kontakte bereitstellen

Stellen Sie uns die Kontaktdaten folgender Spezialisten zur Verfügung:

• Netzwerk-Administrator: VPN/Teamviewer-Zugang, Active Directory

• Server-Administrator: Serverbereitstellung und -verwaltung

• Datenbank-Administrator: SQL Server Management

Diese Personen müssen am Migrationstermin verfügbar sein!

Server und Zugänge vorbereiten

Benutzerrechte

• EPIM-Benutzer als lokaler Administrator auf Windows-Servern

• Sudo-Rechte für EPIM-Benutzer auf Linux-Servern

Netzwerk-Konfiguration

• Firewall-Freigaben zwischen allen EPIM-Servern

• Port 1433 für Datenbankverbindungen geöffnet

• Internetzugang für alle EPIM/5-Server sichergestellt

• Site-to-Site VPN (bei virtueller Appliance zwingend erforderlich)

Datenbank-Vorbereitung

SQL Server Version

• SQL Server 2019 oder höher installiert

• Bei Umzug: Kompatibilitätsstufe mindestens 2019

• Standard-Sortierung "Latin1_General_CI_AS" oder identisch mit EPIM 4

Datenbankzugang

• TCP-Port 1433 geöffnet und erreichbar

• EPIM-Datenbankbenutzer mit "Processadmin"-Rechten ausgestattet

• Verbindungstest von EPIM-Servern zur Datenbank erfolgreich

Dateisystem und Zertifikate

Storage

• Große SAMBA-Freigabe bereitgestellt und gemountet

• Ausreichend Speicherplatz (EPIMFS-Größe + 50 GB) verfügbar

SSL-Zertifikate

• Gültiges SSL-Zertifikat im Base64 PEM-Format bereitgestellt

• Vollständige Zertifikatskette verfügbar

• Bei selbst signierten Zertifikaten: CA-Stammzertifikat bereitgestellt

Anpassungen und Schulungen

Entwicklungsressourcen (falls zutreffend)

• Ressourcen für Migration eigener Prozesse/Schnittstellen eingeplant

• Testressourcen reserviert

• EPIM/5-Kompatibilität eigener Entwicklungen geprüft

Benutzerschulungen

• Schulungstermine für Endbenutzer geplant

• Interne Dokumentation für EPIM/5 Oberfläche aktualisiert

Wichtige Hinweise

Vor der Migration

• Keine Änderungen an bestehenden Schnittstellen und Prozessen

• Vollständige Backups aller kritischen Daten erstellen

• Testumgebung für eigene Anpassungen vorbereiten

Während der Migration

• IT-Spezialisten müssen erreichbar sein

• Kommunikationskanäle zu allen Beteiligten offenhalten

• Bei Problemen: Sofortige Eskalation vereinbaren

Nach der Migration

• Intensive Tests aller Funktionen durchführen

• Benutzerschulungen zeitnah durchführen

• Monitoring der neuen Systeme etablieren

Allgemein

• Jeweils aktuelle Supportangaben zu OS-/Browser- und Java Versionen enthält FAQ Nr. 99860055 — Browser and Java requirements (Client).

• Mit der Migration auf EPIM/5 gehen wir von einer 1:1 Übernahme der bestehenden ECAT-Definitionen aus.

• Mit der Migration gehen Ihnen ggfs. vorhandene kundenspezifische GUI-Anpassungen aus früheren Releases verloren. Ist eine kundenspezifische GUI vorhanden, so ist deren Anpassung zu berücksichtigen. Hinweis: Mit EPIM/5 wird der Look EVERGREEN (Light und Dark) unterstützt.

• Die notwendige Umstellung und der Test von durch den Partner realisierten Schnittstellenprozessen auf die neue Plattform (sowie Linux/ PostgreSQL) müssen beim Partner direkt angefragt werden und sind nicht Bestandteil dieses Dokuments. Für den Test der kundenspezifischen Arbeitsprozesse in EPIM ist der Kunde verantwortlich.

• Den funktionalen Erfolg der Migration testet Viamedici mit entsprechenden Stichproben.

• Für den Test von durch den Kunden oder den betreuenden Partner realisierten Schnittstellenprozessen ist der Kunde verantwortlich.

• Die Anpassung der Arbeitsprozesse auf neue Parameter, Funktionen, Web-Services etc. werden bei Bedarf separat als Dienstleistung angeboten. Die Terminierung der Migration erfolgt mit Bestelleingang in Rücksprache mit Ihnen und dem verantwortlichen Viamedici Projektleiter ALTERNATIV dem verantwortlichen Partner-Projektleiter.

Unsere Empfehlung – Test- oder Stagingsystem

Beim Wechsel in unsere Cloud stellen wir Ihnen bei Bedarf kostenfrei eine Test-/ Stagingumgebung bereit. Ein Staging-System ist ein entscheidender Bestandteil moderner Softwareentwicklungs- und Deployment-Prozesse. Es dient als Zwischenumgebung zwischen Entwicklung und Produktivsystem und hat zahlreiche technische als auch organisatorische Vorteile. Mit dem zunehmenden Einsatz von KI ist eine Stagingumgebung Schlüsselfaktor zur Qualitätssicherung und Risikominimierung.

• Sicheres Testen unter realitätsnahen Bedingungen

  • Die Umgebung ist in Bezug auf Konfiguration, Software-Versionen, Datenbanken und Benutzerrollen weitgehend identisch zur Produktion.

  • Neue Features, Patches oder Releases können realitätsnah getestet werden.

  • Es hilft, Fehler zu erkennen, bevor sie beim Kunden auftreten.

• Reduziert das Risiko für die Produktion

  • Vermeidet, dass unausgereifte Funktionen direkt auf das Produktivsystem gelangen.

  • Kritisch bei sicherheitsrelevanten oder stark frequentierten Systemen (z. B. Webshops, ERP-Systeme).

• Fördert reibungsloses Deployment

  • Ermöglicht automatisierte Tests und Deployment in einem CI/CD-Prozess.

  • DevOps-Teams können Abläufe und Skripte vor dem Rollout prüfen.

  • Lasttests und Regressionstests können durchgespielt werden.

• Koordination mit anderen Teams

  • Andere Abteilungen (z. B. QA, Produktmanagement, Support) können neue Funktionen prüfen und Feedback geben.

  • Abnahmeprozesse (UAT – User Acceptance Testing) werden vereinfacht.

  • Dokumentation und Schulung können bereits vor Livegang erfolgen.

• Reproduzierbarkeit von Fehlern

  • Staging-Umgebungen können mit Produktionsdaten (anonymisiert!) befüllt werden, um Fehler aus dem Live-System nachzustellen.

  • Support- oder Bugreports lassen sich hier einfacher analysieren.

Ein Staging-System ist keine Spielerei, sondern ein professionelles Werkzeug zur Qualitätssicherung, Risikominimierung und Zusammenarbeit.

Kontakt und Support

Bei Fragen zur Vorbereitung oder während der Migration wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner beim Partner oder an Peter Lepp.